Serviceförvaltningen, Region Stockholm

Bakgrund

Region Stockholm är Sveriges största region och ansvarar för flera samhällsviktiga områden i Stockholms län. Med 47 000 medarbetare är Region Stockholm en av landets största arbetsgivare och spelar en nyckelroll i länets utveckling och välfärd.  

Marcus Lejdelin arbetar vid Serviceförvaltningen inom Region Stockholm, där han är verksam på lokalserviceenheten. Enheten ansvarar för att leverera FM-tjänster (Facility Management) till flera administrativa förvaltningar inom regionen, t.ex. Trafikförvaltningen, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen samt Patientnämndens förvaltning, som alla idag är belägna i Lindhagensområdet.   

Som lokalplanerare ansvarar Marcus för frågor som rör lokalanpassningar, möblering, lokalvård och andra stödtjänster kopplade till FM-service. Serviceförvaltningen bildades 2019 för att effektivisera arbetet inom organisationen. Genom att ansvara för gemensamma funktioner skapar Serviceförvaltningen förutsättningar för övriga förvaltningar att fullt ut kunna fokusera på sina kärnuppdrag.  

Utmaning

Trafikförvaltningen hade tidigare erfarenhet av liknande tjänster, men när det var dags för Serviceförvaltningen att ta över och bredda utbudet till övriga förvaltningar i Lindhagensområdet, behövde de, som den offentliga myndighet de är, se över marknaden och konkurrensutsättas. Behovet av en smidig FM-lösning ledde till en direktupphandling där flera aktörer på marknaden tillfrågades. "Jag googlade på företag som erbjöd tjänsten och skrev sedan en kravspecifikation och kontaktade de olika leverantörerna som fångat vårt intresse. Det var en enkel process där Happy Boss matchade våra behov väl." förklarar Marcus.  

Implementering

Implementeringen av lösningen från Happy Boss gick snabbt och smidigt. Marcus beskriver processen, "Allt från att få ut hårdvaran, till att teknikerna var på plats, betalningslösningarna uppe och att kylskåpen fylldes upp fungerade sömlöst. Dessutom har personalen från Happy Boss alltid uppträtt professionellt och varit väldigt trevliga.   

Resultatet

Marcus ser tillgången till mat på arbetsplatsen som en förmån: – "Det sparar tid för medarbetarna, som slipper gå ut på stan för att köpa lunch. För personer med särskilda behov, som diabetes till exempel, innebär det också en trygghet att enkelt kunna köpa ett mellanmål vid behov. Och när eftermiddagen kommer är det perfekt att ha något sött tillgängligt för extra energi.” 

Han berättar vidare att lösningen har utvecklats från att vara ett enkelt kylskåp till en snygg och inbjudande "Foodcorner", med en tilltalande design som bidrar till en trivsam arbetsmiljö. Två kylskåp står till medarbetarnas förfogande – ett med fryst mat och ett med färska alternativ såsom sallader, wraps och grytor. Läs mer om mat på jobbet

Enkelhet och tillgänglighet är de största vinsterna med samarbetet med Happy Boss, enligt Marcus. Med den tidigare leverantören behövde medarbetarna skapa och använda ett konto för att handla, vilket ibland visade sig vara omständligt. Med Happy Boss är processen betydligt smidigare:  – "Det är enkelt att handla utan att behöva registrera sig, och betalningsalternativen, som Swish och kort, fungerar väldigt bra. I dag förväntar vi oss att allt ska gå snabbt och enkelt – och det gör det nu, tack vare vårt samarbete."   

På frågan om han skulle rekommendera Happy Boss till andra företag svarar han:  – "Ja, absolut. Samarbetet har präglats av snabbhet, god kommunikation och flexibilitet när det gäller att anpassa utbudet efter våra behov. Det allra bästa är närheten till säljaren – vi får alltid snabba svar och raka besked, vilket vi uppskattar enormt."